電子發票申請流程怎麼走？本文帶你簡單了解電子發票是什麼、如何開立電子發票，並提供電子發票申請平台操作方式與申請步驟懶人包，同時也為你解答各項電子發票常見問題，幫助你更了解相關流程，輕鬆上手！
一、電子發票是什麼？與傳統發票有何不同？
電子發票是將傳統的二聯式、三聯式、收銀機發票等紙本統一發票，改以網際網路或其他電子方式開立、傳輸與接收的發票。本質上電子發票仍是統一發票的一種，和傳統發票的不同在於資料的載體從紙張轉為線上，消費者拿到的可能是存在載具中的雲端發票，也可能是店家列印的電子發票證明聯。
（一）電子發票和傳統發票有什麼差異？
電子發票與傳統紙本發票最根本的差異，在於作業重心的轉變與資料存證方式的不同。
- 電子發票：發票號碼、買受人資訊、銷售金額、稅額與明細皆轉為電子資料，並依規定傳送至財政部電子發票資料庫存證。商家後續可查詢、下載、申報與內部對帳，也更容易與 POS、電商、ERP（企業資源規劃系統）或金流系統串接。
- 傳統紙本發票：發票開立、寄送、保存、作廢、申報與對帳等作業，皆以實體紙本進行。
電子發票不等於「沒有紙本發票」，在 B2C（企業對消費者）交易中，若消費者沒有出示電子載具，或當下需要紙本憑證，店家仍可列印電子發票的紙本證明聯。證明聯外觀看起來可能接近傳統二聯式或三聯式發票，但本質上只是電子發票的紙本憑證，真正用來存證與查詢的資料仍會傳送至財政部電子發票資料庫。
雲端發票、載具與電子發票證明聯，為同一套電子發票制度下的不同使用情境：
- 雲端發票：發票不列印紙本，直接存入載具。消費者可以將不同載具歸戶到同一個手機條碼，方便後續查詢與管理。
- 共通性載具：如手機條碼。
- 非共通性載具：如信用卡、悠遊卡、會員卡等。
- 電子發票證明聯：消費者未出示載具或有紙本需求時，由店家列印給買受人的紙本憑證。
（二）電子發票有哪些好處？
越來越多店家改用電子發票的關鍵原因，在於電子發票能夠讓交易資料及流程變得更好管理，實際帶來的好處大致有下列幾項：
- 節省紙本成本：電子發票能夠減輕實體發票保存、整理與郵寄的負擔。
- 輕鬆系統串接：線上資料庫可輕鬆整合 POS、電商、ERP 與金流系統。
- 方便查詢對帳：電子發票隨時可以線上查詢，大幅提升申報與對帳效率。
- 適合高量交易：電子發票的資料整理較為便利，適合電商、連鎖門市與餐飲零售等交易量較高的產業型態。
電子發票不只是把紙本換成電子資料，也會牽涉到發票字軌（發票專用的識別代碼）申請、上傳時限、發票證明聯格式、作廢與折讓等複雜的流程。若前期規劃清楚，後續進行開立與申報時，就能夠減少許多重複作業。
二、電子發票申請平台有哪些？財政部、國稅局、加值中心差異整理
申請電子發票時，主要會接觸到的平台有財政部電子發票整合服務平台、國稅局與加值中心，三者的主要職責並不相同。財政部平台是資料作業的主要入口，國稅局負責資格審核與發票字軌申請，加值中心則可協助申請流程、資料串接與傳輸。先分清楚不同平台的角色，後續才知道每一步該找誰協助，以及該準備哪些資料。
（一）財政部電子發票整合服務平台：資料上傳、取號與查詢
財政部電子發票整合服務平台是電子發票資料的主要入口，營業人申請電子發票後，大部分的關鍵作業都會在這裡完成。後續開立電子發票時，也必須依規定把發票資料傳送至財政部的電子發票資料庫存證。該平台主要可進行以下作業：
- 帳號註冊：建立營業人於財政部平台的線上帳號與身分驗證。
- 設定電子發票接收方式：設定 B2B 交易時，接收合作廠商電子發票與進項憑證的方式（如系統自動接收或 Email 通知）。
- 取得發票字軌：每期向平台申請與下載可開立的電子發票字軌號碼。
- 資料上傳、查詢與下載：依規定上傳銷項與進項發票資料，並提供歷史開立紀錄與稅務對帳資料的查詢與下載。
若後續採委託加值中心方式處理，部分平台操作可由加值中心協助，但營業人仍應理解平台的基本功能，才能掌握發票資料是否正確傳輸、字軌是否已取號，以及相關資料是否可查詢下載。
（二）國稅局：電子發票資格與字軌申請
國稅局主要負責電子發票資格核准與字軌相關申請。營業人要使用電子發票，通常需要依公司登記區域，向營業所在地的國稅局分局、稽徵所或服務處辦理。電子發票字軌是開立統一發票號碼的來源，若沒有完成國稅局電子發票資格與字軌相關程序，即使系統設備已經準備好，也不能正式開立電子發票。
首次申請核發字軌組數，或因交易量改變而需要增減字軌組數時，需洽營業所在地國稅局處理。對門市數量多、旺季交易量較高或從紙本轉為電子作業的營業人來說，字軌組數若估得太少，可能影響發票開立節奏；若估得過多，也會增加管理困難，需要特別留意。
（三）加值中心：協助申請、串接與上傳電子發票資料
加值中心指的是經財政部核准的「電子發票加值服務中心」，為民間的第三方業者，主要協助營業人處理電子發票申請、文件確認、系統串接、資料傳輸與後續維運等事項。對於沒有資訊人員、不熟悉平台操作，或同時需要串接 POS、電商、ERP、金流系統的商家而言，加值中心的電子發票服務可以減少摸索時間，也能降低文件格式、樣張、資料上傳與測試流程出錯的機率。
營業人仍是發票開立與資料傳輸的責任主體，加值中心的角色則是協助進行申請流程與系統整合，從備妥申請文件、確認電子發票證明聯樣張，到完成系統串接、測試作廢折讓流程、安排資料傳輸與後續維護，輔助進行這些實務細節。若商家交易量高、通路多、門市與電商並行，委託加值中心協助，能夠大大提升日後營運效率。
| 平台／單位 | 主要職責 | 接觸時機 |
| 財政部電子發票整合服務平台 | 帳號註冊、資料上傳、字軌取號、查詢與下載發票資料 | 註冊平台、設定接收方式、取號與查詢資料時 |
| 國稅局 | 核准電子發票資格、核發字軌、受理字軌組數申請與增減 | 申請電子發票資格、辦理或調整字軌組數時 |
| 加值中心 | 協助申請、備件、系統串接、資料傳輸與維運 | 想委託專業單位處理流程、串接系統或支援 B2C 開立時 |
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三、如何申請電子發票？電子發票申請流程怎麼走？電子發票申請懶人包
申請電子發票的整體順序是先申請工商憑證，接著選擇發票上傳方式、向國稅局辦理字軌，並到平台註冊，最後完成憑證與開立設定。每一步流程都會影響到下一步動作，以下詳細說明各個步驟的具體內容與注意事項：
步驟 1：申請工商憑證
工商憑證可理解為企業在網路上進行身分驗證的數位身分證，營業人申請電子發票時，會需要登入財政部電子發票整合服務平台，進行憑證登錄、授權或相關設定。工商憑證適用於依《公司法》、《有限合夥法》或《商業登記法》完成登記者，需向經濟部工商憑證管理中心申辦。
申請工商憑證步驟：
- 線上填寫申請資料：前往經濟部工商憑證管理中心，點選「我要申請正卡」，輸入資料並線上繳交工本費（420 元）。
- 用印與送件：列印憑證申請書，蓋上與原登記公司及負責人相符的大小章，以郵寄或臨櫃的方式送至公司所屬的登記機關（如各縣市政府或經濟部商業發展署）。
- 收卡與開卡：審核通過後，工商憑證 IC 卡會寄送到公司登記地址，收到後須於 180 天內完成線上開卡才能使用。
若沒有先申請好工商憑證，平台註冊與後續設定可能就會卡在身分驗證階段。在進入電子發票申請流程前，應先確認已完成工商憑證申請，並安排內部保管方式，避免憑證交由不熟悉發票流程的人員保存，造成後續授權與操作不便。
步驟 2：選擇電子發票上傳方式
電子發票開立後，資料必須依規定時間上傳至財政部電子發票整合服務平台存證。上傳方式主要可分為以下幾種：
- 自行建立 Turnkey 系統：由公司 IT 團隊自行開發或租用伺服器，使用財政部電子發票傳輸軟體 Turnkey 串接財政部平台，透過公司內部系統進行發票資料傳輸。自建 Turnkey 的好處是資料不會經過第三方，安全及隱私性較高，適合重視資安、內部有完整系統可串接的大型企業。但此方式需要具備專業 IT 團隊與技術能力，同時要承擔伺服器建置、維護的成本，並且也需要配合財政部不定時進行軟體更新，避免使用舊版本導致發票無法上傳。
- 委託加值中心：若公司內部沒有專業資訊人員、希望縮短申請時程，加值中心可協助進行資料傳輸、格式確認、系統串接（如 POS 機、電商系統）與後續維運。委託加值中心的好處是商家不必自行處理技術細節，但需要支付服務費用，一般中小型企業、零售商、電商平台和餐飲業多半是使用此模式。
- 透過電子發票整合服務平台開立：可以直接透過財政部電子發票整合服務平台，在網頁上透過人工手動輸入資料，進行發票開立與上傳作業。Web 開立的好處是完全免費，不需要額外串接系統，也不需要委託他人，但只能仰賴人工作業，開立發票與上傳資料都較耗時，適合發票開立張數較少、無系統串接需求的小型工作室或以 B2B 交易為主的企業。
| 上傳方式 | 優點 | 限制 | 適用對象 |
| 自行 Turnkey | 資料不經手第三方可掌握資料自主權無第三方費用 | 需要較高的技術門檻需自行進行建置與維運 | 大型企業重視資安的金融、保險產業 |
| 委託加值中心 | 免技術門檻有專人進行技術與維運協助可自動化整合 POS／電商系統 | 需支付服務費 | 中小型企業零售商電商平台餐飲業者 |
| 電子發票整合服務平台開立 | 完全免費不需額外建置系統不需導入額外軟體 | 開立較耗時無法串接自動化流程 | 只開立 B2B 為主的企業發票開立張數極少者 |
步驟 3：申請電子發票字軌
電子發票字軌是發票號碼的來源，由 2 個英文字母加上 8 位數字組成（例如：AB12345678）。字軌代表可使用的發票號碼區間，因此在申請階段必須依營業規模、交易量與開立型態進行規劃。若沒有核准的發票字軌，營業人即使已經完成工商憑證申請、設備採購或系統串接，也不能正式開立統一發票。
電子發票字軌申請須向營業所在地的國稅局分局、稽徵所或服務處辦理：
- 首次申請與文件準備：新設／初次申請需備妥「電子發票字軌號碼申請書」、「使用電子發票承諾書」及相關系統檢測、樣張等文件，親自或郵寄至營業人所在地國稅局之分局或稽徵所辦理。建議先備妥經濟部核發的有效工商憑證，以利後續在網路平台上操作。
- 國稅局審核與開通：國稅局收件後，審核時間約需 5 個工作日。審核通過後，系統會開通權限，讓營業人可自行至財政部電子發票整合服務平台線上領取對應期別的發票號碼。若未來交易量增加，需要增減已核發字軌組數，也可採線上、臨櫃或郵寄方式辦理。
申請前應先確認電子發票證明聯樣張、二維條碼加密驗證資訊、開立系統檢測表與相關委任文件是否齊備。若營業人委託加值中心處理，仍應保留文件影本與申請紀錄，方便日後查核、變更或增減字軌組數時使用。
| 文件 | 說明 |
| 使用電子發票承諾書 | 確認營業人依規定使用電子發票 |
| 「電子發票證明聯」樣張 | 用於確認列印格式與必要欄位 |
| 「電子發票證明聯」二維條碼加密驗證資訊解密驗證成功證明 | 證明電子發票證明聯條碼資訊可正確驗證 |
| 電子發票開立系統自行檢測表 | 確認開立系統符合基本檢測要求 |
| 附檢可接受買受人以共通性載具索取及捐贈碼捐贈電子發票之證明文件 | 證明收銀系統、POS 機或網購平台，具備以手機條碼等共通性載具儲存雲端發票，以及輸入愛心捐贈碼捐贈發票的功能 |
| 具備讀取共通性載具之條碼掃描機具或設備證明文件 | 證明收銀硬體（如條碼掃描槍、POS收銀機系統）具備掃描並正確讀取消費者手機條碼等共通性載具的能力（若無實體店面則免附） |
| 「營業人銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」樣張 | 用於後續退回、退出或折讓作業 |
| 電子發票證明聯採用感熱紙切結書 | 使用感熱紙列印證明聯時需備妥此文件 |
| 第三方公正檢驗機關（構）出具檢測報告 | 證明該感熱紙的品質、耐熱、耐濕、防沾黏及保存期限等符合國家與財政部規範，確保發票字跡不因時間或環境消褪（無使用感熱紙列印發票證明聯者免附） |
| 總機構代其他固定營業場所申請電子發票字軌號碼明細總表 | 可以一次幫屬下各個固定營業場所（如分店、門市）申辦雲端發票字軌號碼，並詳細列出各個分點的資料與分配到的發票字軌數量，方便國稅局審核與管理 |
| 電子發票載具發行機構核准證明 | 證明營業人已通過財政部的系統連線測試與審查，有權發行自家的雲端發票載具 |
| 委託加值服務中心事務委任書 | 委託加值中心辦理相關事項時使用 |
步驟 4：至電子發票整合服務平台註冊
國稅局核准電子發票資格，並不代表已經完成平台設定。核准資格僅代表取得使用電子發票的資格與字軌相關核准，營業人後續還是需要到財政部電子發票整合服務平台進行註冊、取號、查詢、下載與資料傳輸設定。
電子發票整合服務平台註冊需憑工商憑證進行：
- 事前準備：備妥工商憑證（IC 卡）及晶片讀卡機。
- 進入網站：前往電子發票整合服務平台，點選右上角的「登入」，並選擇「營業人／扣繳單位」進行登入或註冊。
- 填寫資料：依指示讀取憑證、填寫公司基本資料，並設定平台的帳號與密碼。
- 完成開通：註冊成功後即可進行電子發票字軌取號、開立與傳輸作業。
- 線上取號：
- 進行取號：點選「電子發票字軌號碼取號」→「取號」，選擇對應的發票期別與本數後提交。
- 下載與匯入：等待系統配號完成後（約 1 小時內），即可下載字軌檔案，並匯入至開立發票的系統或加值中心使用。
發票字軌由財政部電子發票整合服務平台配號，首次須至大平台取號，後續也應在每雙月 20 日前完成取號，以免影響下一期發票開立。若公司內部有多位人員使用平台，應清楚區分帳號管理、取號、查詢與下載權限，避免資料交接不清。
委託加值中心的商家，部分平台註冊與取號步驟可由加值中心協助辦理。不過，營業人仍應清楚登入資訊、接收方式與字軌取號狀態，尤其多門市或多系統串接時，需要特別注意各個發票字軌、開立端和傳輸系統之間的對應關係，日後作廢、折讓與申報查詢才不會混淆。
步驟 5：完成電子發票憑證與開立系統設定
平台註冊及字軌取號完成後，營業人還需要完成電子發票憑證登錄、開立系統設定，以及 POS、電商、ERP、金流等系統與交易資料串接，才能夠正式開立發票。若會列印電子發票證明聯，也需要確認熱感紙印表機、證明聯格式、二維條碼與必要欄位是否正常。
正式上線前，建議先進行完整的流程測試，並配合公司作業流程，進行不同交易情境的系統設定：
- 完整流程測試：正式上線前，務必將「開立、列印、作廢、折讓」等步驟完整測試一遍，避免在門市收銀、電商訂單拋轉、統編輸入或載具歸戶時因系統問題影響營運。
- 多軌並用（含紙本手開發票）：必須清楚區分使用場景，並留意手開發票仍需向國稅局或指定通路購買，作廢、折讓、申報也會有紙本寄送與保管成本。
- 區分交易情境：
- B2B 交易：確保買受人統編與資料欄位精準。
- B2C 交易：確認載具支援、發票捐贈、證明聯列印與上傳時限。
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四、電子發票常見問題：公司申請電子發票還需要注意這些！
Q1. 電子發票作廢該怎麼做？
電子發票作廢的方式，需考量交易狀態，B2C 及 B2B 交易有不同的處理方式。
- B2C（對消費者）：若當期發票開錯或消費者退貨，可直接於系統點選「作廢」，並將作廢資料上傳至財政部平台。若有列印電子發票證明聯，且買受人已索取，作廢時必須將證明聯回收，並且建議加蓋作廢字樣。若未收回、該張發票又中獎溢付獎金，則必須由營業人負責。
- B2B（對企業）：B2B 發票的處理關鍵，在於「是否已完成營業稅申報」以及「發票是否跨期」。
- 當期且未申報：若為當期發票，且尚未完成營業稅申報，經雙方同意後，可直接於系統點選「作廢」，並將作廢紀錄上傳至財政部平台。
- 跨期或已完成營業稅申報：若發票跨期，或營業稅申報已完成，發票無法直接作廢，通常會改為開立「銷貨折讓單」（由買方或賣方開立並上傳平台），透過折讓單來扣減銷售金額與稅額。
無論是哪種發票作廢形式，營業人內部都應妥善保留交易取消、退貨或折讓的證明文件（如退貨單、合約修正），確保發票紀錄與實際帳務一致。
Q2. 發票種類有哪些？
目前常見的統一發票主要分為 2 大類：
- 傳統紙本發票：二聯式（對個人）、三聯式（對企業）、收銀機發票、電子計算機發票（逐步退場）。
- 電子發票：包含不印紙本的「雲端發票」（存於手機條碼／載具）與店家列印的「電子發票證明聯」。
Q3. 個人戶可以開發票嗎？
個人戶無法自行開立發票或電子發票，只有經過國稅局核准設立、取得統一編號並完成稅籍登記的「營業人」（公司、獨資／合夥商號）才能向國稅局申請發票開立。個人若有勞務或銷售所得，應開立「個人勞務報酬單」或「收據」，由買方報繳所得稅，無法直接開立統一發票。
Q4. 電子發票開立後，一定要在限期內上傳嗎？
電子發票開立後，必須依規定在期限內上傳，財政部針對上傳時間有嚴格的規範：
- 買受人為非營業人（B2C 交易）：應於開立後 48 小時內上傳至財政部平台。
- 買受人為營業人（B2B 交易）：應於開立後 7 日內完成上傳。
逾時未依規定完成電子發票上傳，依《營業稅法》第 48-2 條，可能面臨 1,500～15,000 元的罰鍰，需要特別留意。
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許多店家在導入電子發票時，往往會因為申請流程太過複雜而卡關，也會擔心遇到技術問題求助無門。選擇一家具備豐富經驗與完善售後服務的 POS 與電子發票系統廠商，是確保門市營運不中斷的關鍵。
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